Belegjagd mit einem AI-Agenten: Rechnungen aus Postfächern und Shops, automatisch zusammengesucht
Wie ein Claude-Agent die Belege zu offenen Bankumsätzen selbst zusammensucht – aus mehreren Postfächern und direkt aus den Kundenkonten von Online-Shops – und sie per Lexware-Office-API bucht. Der Agent sammelt und bucht, der Mensch entscheidet.
So habe ich die Buchhaltung meiner eigenen Gesellschaften mit einem Claude-Agenten, Mail-Connectoren, Browser-Automatisierung und der Lexware-Office-API auf Stand gebracht. Ein Anwendungsfall, kein Showcase: Dieselben Patterns setze ich in Data-Engineering-Strecken beim Kunden ein.
Als Geschäftsführer zweier kleiner Gesellschaften möchte ich, dass die Belege zu offenen Bankumsätzen automatisch aus meinen Postfächern und Kundenkonten zusammengesucht und gebucht werden, damit ich nur noch die Fälle entscheide, die wirklich meine Entscheidung brauchen.
Ausgangslage
Zum Start standen in der Buchhaltung über 120 nicht zugeordnete Bankumsätze. Das eigentliche Problem war nicht das Buchen, sondern das Finden: Die Belege lagen verstreut in mehreren Postfächern, in Händlerportalen, in Cloud-Billing-Konsolen und in PDF-Kontoauszügen.
Viele Händler schicken gar keine Rechnung per Mail, sondern nur den Hinweis „Ihre Rechnung ist verfügbar“. Die PDF liegt dann im Kundenkonto des Händlers und muss dort einzeln heruntergeladen werden. Genau diese Fleißarbeit bleibt sonst liegen.
Dazu kommt ein Detail, das jeden Monat Zeit kostet: Die Hausbank bucht die Umsatzsteuer auf Zinsen und Kontoführung als eigenen Kontoumsatz. Aus einem Abschluss werden so bis zu fünf Bankumsätze, die zu zwei Belegen gehören. Der automatische Zuordnungsvorschlag der Software bucht den Abschluss außerdem regelmäßig ohne Steuer – die Vorsteuer ginge verloren.
Die technische Hürde: Die Public API von Lexware Office deckt Belege, Kontakte, Kategorien und Zahlungen ab, aber keine Bankumsätze. Reine API-Automatisierung reicht also nicht.
Lösung
Ein Claude-Agent arbeitet über drei Zugänge: die Postfächer über Mail-Connectoren, den Browser für Kundenkonten und alles, was die API nicht kann, und die Lexware-Office-API für Belege und Prüfungen. Ein selbst geschriebener Skill legt fest, in welcher Reihenfolge gearbeitet und wie nachgerechnet wird. Es gibt zwei Abläufe.
A – Belege einsammeln
- Offene Bankumsätze lesen: Betrag, Datum, Gegenpartei, Verwendungszweck.
- Pro Umsatz alle Postfächer durchsuchen – nach Absender, Betrag, Rechnungsnummer und einem Zeitfenster um das Buchungsdatum. PDF-Anhänge übernehmen.
- Liegt die Rechnung nur im Kundenkonto, öffnet der Agent den Shop in dem Browser, in dem ich dort bereits angemeldet bin, und lädt die Rechnung im Bereich „Bestellungen“ bzw. „Rechnungen“ herunter.
- Beleg prüfen: Betrag, Datum, Umsatzsteuer – und vor allem den Rechnungsempfänger, also welche Gesellschaft.
- Per API als Beleg anlegen, PDF anhängen, danach den Bankumsatz zuordnen.
- Was nirgends auffindbar ist, landet auf der Restliste – auf Wunsch mit einer Anforderungs-Mail an den Lieferanten, die erst nach Freigabe rausgeht.
B – Monatsabschluss Bank
- Bankumsätze des Monats in der Weboberfläche lesen.
- Beträge aus dem Verwendungszweck herleiten und gegen den Kontoauszug prüfen, inklusive Netto-Basis der Umsatzsteuer.
- Belege per API anlegen, je einen für Darlehen und Kontoführung.
- Sofort den Kontoauszug als Belegbild anhängen.
- Erst dann die Bankumsätze im Browser zuordnen, Teilabgleiche und Skonto inklusive.
- Per API verifizieren: Belegbild vorhanden, Zahlung ausgeglichen, offener Betrag null.
In beiden Abläufen ist die Reihenfolge kein Detail. Sobald ein Bankumsatz an einem Beleg hängt, sperrt die Software jede Änderung. Ein vergessenes PDF bedeutet dann: alle Zuordnungen lösen, hochladen, neu zuordnen. Nach der Festschreibung geht es nur noch per Storno.
Leitplanken: was beim Menschen bleibt
Der Agent sammelt, bereitet vor und bucht, entscheidet aber keine Ermessensfragen. Diese Regeln waren von Anfang an fest:
- Ermessen bleibt beim Menschen. Privat oder geschäftlich, Darlehen zwischen den Gesellschaften, fehlende Belege: Der Agent stellt den Fall mit allen Fakten zusammen und fragt nach.
- Keine Logins durch den Agenten. Er nutzt nur Browser-Sitzungen, in denen ich bereits angemeldet bin. Passwörter tippt er nicht. Im Kundenkonto lädt er ausschließlich Rechnungen herunter – er bestellt nichts und ändert keine Einstellungen.
- Nichts Unumkehrbares. Endgültiges Löschen und GoBD-Stornos führt der Agent nicht aus. Er bricht ab und legt die Entscheidung vor.
- Kein Schlüssel im Chat. Der API-Key liegt in einer geschützten Datei, und jeder Lauf prüft zuerst, ob er wirklich mit der richtigen Gesellschaft verbunden ist.
- Nachrechnen statt vertrauen. Jeder Beleg wird am Ende per API gegen Betrag, Steuer, Belegbild und offenen Betrag geprüft. Automatische Zuordnungsvorschläge der Software werden nicht blind übernommen.
- Mails an Lieferanten nur nach Freigabe. Fehlende Rechnungen fordert der Agent per Mail an – aber erst, wenn der Text abgesegnet ist.
Ergebnis
Der Rückstand ist abgearbeitet, und Belegsuche wie Monatsabschluss laufen jetzt als wiederholbare Abläufe statt als Abendaufgabe.
- Belege aus Postfächern und Shops zusammengesucht: Rechnungen quer über mehrere Postfächer gefunden und viele direkt aus über einem Dutzend Händler- und Cloud-Portalen heruntergeladen.
- Über 120 offene Bankumsätze gesichtet, gebucht und zugeordnet.
- Drei Monatsabschlüsse (Juli bis September) mit demselben Skill gebucht, inklusive sauberer Trennung von Zinsen und Gebühren.
- Steuerfehler abgefangen: Der falsche Zuordnungsvorschlag ohne Vorsteuer kam jeden Monat wieder und wurde jeden Monat erkannt und korrigiert.
- Gesellschaftsübergreifender Fehler aufgelöst: Die Prüfung des Rechnungsempfängers hat gezeigt, dass eine Rechnung der einen Gesellschaft versehentlich vom Konto der anderen bezahlt worden war. Der Agent hat die Korrektur vorbereitet.
- Kurze Restliste statt Stapel: Was offen bleibt, sind wenige Fälle mit klarer Frage, etwa eine fehlende Rechnung, die bereits angefordert ist.
Transfer
Buchhaltung ist hier nur die Domäne. Die Patterns sind dieselben wie bei Job-Onboarding oder Audit-Bots in Datenplattformen.
- Daten dort abholen, wo sie liegen. Belege kommen aus Postfächern, Portalen und Konsolen – genau wie Daten in einer Plattform aus vielen Quellsystemen. Der Agent sucht quer über alle Quellen und gleicht gegen einen festen Schlüssel ab: den Bankumsatz.
- Vorhandene Sessions statt neuer Integrationen. Wo es weder API noch Export gibt, reicht oft die Sitzung, die der Mensch ohnehin offen hat. Das erschließt Quellen ohne Schnittstelle, ohne auf den Hersteller zu warten.
- API zuerst, Browser als Brücke. Wo eine API fehlt, übernimmt Browser-Automatisierung die Lücke.
- Prozesswissen gehört in einen Skill, nicht in den Kopf. Reihenfolge, Suchregeln, Formeln, Sonderfälle und Beispielrechnungen stehen versioniert an einer Stelle. Der nächste Lauf startet nicht bei null.
- Verifikation ist Teil des Ablaufs. Jeder Schritt endet mit einer maschinellen Prüfung, nicht mit „sieht gut aus“.
- Klare Grenze zwischen Ausführen und Entscheiden. Der Agent erledigt die Fleißarbeit, der Mensch behält die Verantwortung. Genau das macht den Einsatz in regulierten Prozessen wie der GoBD-konformen Buchhaltung tragfähig.
Stack: Claude · Mail-Connectoren (Microsoft 365, Gmail) · Claude in Chrome · Lexware Office API · Python